Clore une réunion ou une formation

Quand c'est le bon moment

La réponse courte : à la fin de chaque séance, même courte. La clôture n'est pas un supplément pour les séances longues. C'est ce qui transforme une discussion en quelque chose qui reste.

Elle sert à trois choses, selon le moment :

• Fixer ce qui a été décidé. Dans une réunion de travail, la clôture rappelle les décisions et vérifie que chacun repart avec la même version. Sans elle, chacun repart avec la sienne.
• Prolonger dans l'action. En fin de formation ou de séminaire, la clôture fait passer de « c'était intéressant » à « voici ce que je fais lundi ».
• Mesurer la séance. Une note, un mot, un retour rapide disent à l'animateur ce qui a marché, et au groupe que son avis compte pour la prochaine fois.

Elle est particulièrement importante dans ces situations :

• La fin d'une formation, quand les stagiaires repartent chacun dans leur service. Voir les brise-glace pour une formation.
• La fin d'un séminaire, où l'énergie du moment risque de s'évaporer dès le lendemain. Voir les brise-glace pour un séminaire.
• La fin d'un projet ou d'une année, quand l'équipe a besoin de reconnaître ce qu'elle a traversé.
• Une réunion difficile, pour vérifier comment chacun repart avant de laisser le groupe se disperser.

Comment choisir parmi eux

Les activités de clôture diffèrent surtout par ce qu'elles font produire : une évaluation, un engagement, un ressenti ou une reconnaissance.

Évaluer la séance

Le ROTI est la clôture la plus rapide : chacun note la séance de 1 à 5 avec les doigts, au même moment. Trois minutes, résultat visible immédiatement. Plus et delta donne une information plus riche : ce qui a marché, ce qui serait à changer. C'est la clôture idéale pour une réunion régulière qu'on veut améliorer de semaine en semaine.

Passer à l'action

Et maintenant ? demande à chacun l'action qu'il fera dans les 48 heures. La contrainte de temps est ce qui rend l'exercice utile : une action à six mois ne se fait pas, une action à deux jours se fait. Pour plus de poids, l'engagement à voix haute fait dire cet engagement devant le groupe.

Dire comment on repart

Le mot de sortie est le pendant du mot d'arrivée : un mot chacun, deux à cinq minutes, quel que soit le groupe. Rose, bourgeon, épine structure le retour en trois temps : ce qui a fleuri, ce qui pousse, ce qui pique. Il laisse une place aux difficultés sans en faire le centre.

Reconnaître le chemin parcouru

En fin de formation ou de projet, la lettre à soi-même fait écrire à chacun une lettre qu'il relira plus tard : ce qu'il a appris, ce qu'il veut garder. C'est un format profond, à réserver aux séances longues. Le mur des mercis fait écrire des remerciements aux autres participants, affichés au mur : il convient à une équipe qui a traversé un moment fort.

Les pièges

Sacrifier la clôture au retard. La réunion a débordé, il reste deux minutes, on dit « bon, on s'arrête là, merci ». C'est la scène la plus courante, et la plus coûteuse. Protégez les cinq dernières minutes comme vous protégez le début : arrêtez le point en cours, et clôturez.

Faire une clôture sans lien avec l'ouverture. Si vous avez recueilli des attentes le matin, la meilleure clôture commence par elles. Relisez-les, demandez ce qui a été couvert. Le groupe voit que le début et la fin se répondent.

Forcer l'émotion. Les formats de gratitude ou d'appréciation mutuelle sont forts quand le groupe le veut, gênants quand il ne le veut pas. Un compliment forcé sonne faux pour celui qui le donne comme pour celui qui le reçoit. Proposez la version écrite et anonyme, et gardez le droit de passer.

Recueillir une évaluation et l'ignorer. Un ROTI à 2 sur 5 qui ne change rien à la réunion suivante apprend au groupe que son avis est décoratif. Dites ce que vous allez modifier, et modifiez-le.

Oublier les décisions. Une clôture conviviale qui ne rappelle pas qui fait quoi laisse chacun repartir avec sa version. Commencez par les décisions, terminez par le tour.

Sur les sites frères

Pour choisir la bonne question de fin de séance, Questions Insuffle propose des questions pour clore une réunion. Si votre séance doit déboucher sur un vrai plan d'action, Ateliers Insuffle détaille le cahier de concrétisation et le débrief à chaud.