Inclusions et clôtures
Ce qu'on dit dehors
Avant de lever la séance, le groupe se met d'accord sur une ou deux phrases à transmettre aux absents et aux équipes. Tout le monde repart avec le même message, et la réunion ne se raconte pas en cinq versions différentes dans les couloirs.
✓ Utilisé par Insuffle sur le terrain
Repères
- IntentionClore
- Durée2 à 5 min
- Groupe3 à 40 personnes
- FormatPrésentiel, Visio, Hybride
- Le groupeNe se connaît pas, Se connaît un peu, Se connaît bien
- EngagementLéger
- MatérielLe tableau ou le document partagé où sont notées les décisions
- Comité de directionOui, sans risque
La consigne à lire
« Avant de partir, on décide ensemble de ce qu'on dira dehors. »
« Une ou deux phrases, pas plus, pour ceux qui n'étaient pas là. »
« Ce qu'on a décidé, et ce qui reste ouvert. »
« Chacun propose une formulation, puis on garde celle qui convient à tous. »
« Ensuite, c'est cette phrase que chacun répète, et pas sa version à lui. Qui propose une première formulation ? »
« Avant de partir, on décide ensemble de ce qu'on dira dehors. »
« Une ou deux phrases, pas plus, pour ceux qui n'étaient pas là. »
« Ce qu'on a décidé, et ce qui reste ouvert. »
« Chacun propose une formulation, puis on garde celle qui convient à tous. »
« Ensuite, c'est cette phrase que chacun répète, et pas sa version à lui. Qui propose une première formulation ? »
Le déroulé minuté
| Minute | L'animateur | Le groupe |
|---|---|---|
| 0 à 1 | Lit la consigne et rappelle à qui s'adresse le message : absents, équipes, partenaires. | Relit les décisions notées au tableau. |
| 1 à 3 | Recueille deux ou trois propositions, les écrit, puis en fusionne une version. Demande : « Quelqu'un ne pourrait-il pas porter cette phrase ? » | Propose, ajuste les mots, signale ce qui ne peut pas encore être dit. |
| 3 à 4 | Lit la version finale à voix haute et précise ce qui ne doit pas sortir de la salle, s'il y a lieu. | Valide d'un signe de tête ou d'un pouce. |
| 4 à 5 | Annonce quand et par qui le message part par écrit, puis fait le pont vers la clôture. | Note la phrase, se prépare à partir. |
Préparation : Annoncez dès l'ouverture qu'on gardera cinq minutes à la fin, et protégez-les. Prévoyez un emplacement visible, en bas du tableau ou du document partagé, intitulé « Ce qu'on dit dehors ». Repérez à l'avance qui sont les absents et les équipes qui attendent des nouvelles : c'est à eux que le message s'adresse.
Le débrief qui fait le lien avec la réunion
La question : « Cette phrase, vous seriez à l'aise de la dire mot pour mot à votre équipe demain matin ? »
Pour relancer : « Qu'est-ce qu'on risque si chacun raconte la réunion à sa façon ? »
Le pont vers la suite : On a pris des décisions ensemble, on les annonce ensemble. Si quelqu'un vous demande plus, vous renvoyez vers le compte rendu : c'est notre façon de rester solidaires une fois la porte passée.
Avec qui, et quand dans la séance
Pour toute réunion dont les décisions concernent des gens qui n'étaient pas là : comité de direction, réunion de managers, comité de projet, séminaire. Indispensable quand le sujet est sensible et que la rumeur va plus vite que le compte rendu. Moins utile dans une réunion d'équipe où tout le monde concerné est présent : prenez alors « Le mot de sortie » ou « Et maintenant ? ».
Le bon moment
Tout à la fin, après la relecture des décisions et des actions, juste avant le tour de sortie. Jamais avant que les décisions soient écrites : on ne transmet que ce qui est acté.
Dans une réunion d'une heure
Il tient dans les dix dernières minutes : relecture des décisions, actions, puis deux à trois minutes pour le message commun, et un mot de sortie si le temps le permet.
Dans une journée de séminaire
À 17 h 00, en fin de séminaire, après la synthèse et le plan d'action. Il peut aussi clore la matinée vers 12 h 15 si des décisions ont été prises et que des équipes attendent un retour à midi.
Variantes
En visio
Ouvrez une zone de texte dans le document partagé ou épinglez un message dans le chat. Chacun y tape sa proposition en même temps pendant une minute, puis l'animateur fusionne à l'écran pendant que tout le monde regarde. Validation par réaction.
En grand groupe
Au-delà de vingt personnes, l'animateur ou un petit groupe de trois rédige la phrase pendant le dernier sujet, puis la soumet à la salle. On ne demande que les objections : « Qui ne pourrait pas porter cette phrase ? »
À trois ou quatre
À trois ou quatre, chacun dit spontanément la phrase qu'il dirait à son équipe. On garde les mots communs et on écrit la version finale en trente secondes.
Avec un groupe tendu
C'est précisément là qu'il sert le plus. Faites écrire d'abord les propositions en silence sur post-it ou dans le chat, pour éviter que la voix la plus forte impose sa version. Nommez aussi clairement ce qui reste confidentiel.
Quand ne pas l'utiliser
- Quand aucune décision n'a été prise : le message serait vide, prenez plutôt « La question qui me reste ».
- Quand la réunion est confidentielle de bout en bout : le message commun est alors « rien n'a été décidé à ce stade », dites-le simplement.
- Quand tout le monde concerné est déjà dans la salle.
Les pièges
- Le faire au moment où les gens rangent leurs affaires : la phrase est bâclée et personne ne la retient.
- Laisser le manager dicter la phrase seul : le message devient le sien, pas celui du groupe.
- Écrire une phrase vague (« on a bien avancé, on se tient au courant ») : elle ne dit rien et chacun comblera le vide à sa façon.
- Ne pas envoyer la phrase par écrit après la réunion : à la troisième répétition orale, elle a déjà changé.
Inclusion et accessibilité
À qui ça peut faire du mal : Aux personnes qui devront porter un message difficile à leur équipe sans l'avoir choisi, et à celles qui n'osent pas dire qu'elles ne sont pas d'accord avec la formulation.
Handicap
Écrivez la phrase en gros et lisez-la à voix haute, pour les personnes malvoyantes comme malentendantes. Envoyez-la par écrit ensuite, dans un format lisible par un lecteur d'écran.
Langue
Préférez des phrases courtes, sans sigle ni jargon interne. Si les équipes concernées parlent une autre langue, décidez en séance qui traduit et validez la traduction dans la journée.
Timidité
Recueillez les propositions par écrit avant de les discuter. Demandez les objections plutôt que l'accord : il est plus facile de lever la main pour signaler un mot gênant que de défendre sa propre phrase.
Différences culturelles
Dans certaines organisations, contredire la formulation d'un supérieur en public ne se fait pas. Prévoyez qu'on puisse vous signaler un désaccord en aparté, dans l'heure qui suit, avant l'envoi écrit.
Une scène type
Fin d'un comité de direction qui vient de décider de reporter le déménagement d'un site. Cinq minutes avant la fin, l'animatrice demande ce qu'on dira dehors. La directrice des ressources humaines propose une phrase, le directeur industriel ajoute que la date n'est pas encore fixée et qu'il ne faut pas en donner une. Version finale : « Le déménagement est reporté. La nouvelle date sera annoncée par la direction générale d'ici la fin du mois. » Chacun la recopie. Le lendemain, les équipes des deux sites entendent exactement la même chose.
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Origine et sources
Pratique de clôture de réunion répandue, sans auteur identifié, décrite par Insuffle Académie dans sa méthode pour conclure une réunion. Texte entièrement écrit par Insuffle.
Où ce format est décrit : insuffle-academie.com (conclure-reunion-equipe).
✓ Pratiqué par Insuffle, voir https://www.insuffle-academie.com/conclure-reunion-equipe/
Fiche complète, variantes et projection : https://icebreaker.insuffle.com/ce-qu-on-dit-dehors/ · Insuffle, libre pour animer.
Les questions qu'on nous pose
Combien de temps faut-il pour « Ce qu'on dit dehors » ?
Deux minutes si les décisions sont claires, cinq si le sujet est sensible. Si cela prend plus, c'est souvent le signe qu'une décision n'est pas vraiment prise.
Faut-il l'écrire dans le compte rendu ?
Oui, en haut du compte rendu, envoyé dans l'heure ou la journée. La version écrite fait foi et évite que la phrase se déforme au fil des répétitions.
Et si quelqu'un n'est pas d'accord avec la phrase ?
Il le dit maintenant, pas dans le couloir. Ajustez les mots jusqu'à ce que chacun puisse la porter. Si le désaccord porte sur la décision elle-même, notez-le comme point ouvert.
Ça marche en visio ?
Très bien. Tapez les propositions dans un document partagé, fusionnez-les à l'écran et validez par réaction. C'est même plus rapide qu'en salle.
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Mis à jour le 9 novembre 2026 par Yoan Lureault.