Faire émerger les attentes du groupe

Quand c'est le bon moment

Faire émerger les attentes répond à une question simple : est-ce que le programme que j'ai préparé correspond à ce dont les gens ont besoin ? Plus l'écart possible est grand, plus cette ouverture est utile.

C'est le bon choix dans ces situations :

• Le début d'une formation. Les stagiaires arrivent avec des niveaux, des contextes et des raisons très différents. Certains ont été envoyés. Le savoir dans les dix premières minutes change la journée. Voir les brise-glace pour une formation.
• L'ouverture d'un séminaire, surtout quand le programme a été écrit par deux ou trois personnes pour trente.
• Une réunion dont le sujet est flou ou a été mal annoncé. Les attentes révèlent ce que chacun a compris de l'invitation.
• Une réunion d'équipe régulière qui tourne en rond : demander ce qui la rendrait utile cette fois-ci suffit parfois à la remettre sur les rails.

Ce n'est pas le bon choix quand vous n'avez aucune marge pour adapter le programme. Demander les attentes puis dérouler exactement ce qui était prévu dit au groupe que sa parole ne compte pas. Dans ce cas, annoncez honnêtement le cadre, et proposez un parking des questions pour ce qui sort du sujet.

Ce n'est pas non plus le bon moment dans un groupe très tendu, si les attentes risquent de se transformer en revendications publiques. Passez alors par l'écrit et l'anonyme, ou voir ouvrir une réunion tendue.

Comment choisir parmi eux

Trois questions suffisent pour trier les formats de cette famille.

À l'oral ou à l'écrit ?

À l'oral, chacun entend les attentes des autres, et le groupe prend conscience de sa propre diversité. Ma réunion réussie pose une question directe : qu'est-ce qui ferait de cette réunion un succès pour vous ? Elle marche en salle comme en visio, et elle convient à un comité de direction.

À l'écrit, les plus discrets ont la même place que les autres, et vous gardez une trace. Le mur des attentes fait écrire chacun sur des post-it, puis le groupe les regroupe par thème. En dix minutes, vous voyez où se concentrent les attentes et où elles divergent.

Combien de temps ?

En deux à cinq minutes, le ticket d'entrée suffit : chacun écrit ou dit une phrase sur ce qu'il attend, et l'animateur les lit ou les note. Les cinq doigts va encore plus vite, mais il mesure un niveau (d'énergie, d'accord, de connaissance) plutôt qu'une attente.

Avec dix à quinze minutes devant vous, la une du journal donne une réponse plus riche : chacun imagine le titre de presse qui raconterait la journée si elle était réussie. Les titres font souvent sourire, et ils disent beaucoup sur ce que les gens espèrent vraiment.

Pour une séance courte ou une séance longue ?

Pour une formation ou un séminaire, mon objectif en une phrase donne à chacun un repère personnel qu'il pourra relire en fin de séance. C'est la base d'une clôture qui a du sens.

Pour une réunion d'une heure, restez sur une seule question, posée en tour éclair ou dans le chat.

Les pièges

Recueillir et ne rien en faire. C'est le piège principal, et il est pire que de ne rien demander. Après le recueil, prenez une minute pour dire ce que vous avez entendu et ce que vous allez en faire : « Trois d'entre vous attendent des exemples concrets, je vais en ajouter. Deux veulent parler du budget, ce ne sera pas aujourd'hui. »

Poser une question trop vague. « Quelles sont vos attentes ? » produit des réponses vagues : « apprendre », « échanger », « passer un bon moment ». Préférez une question qui oblige à préciser : « Qu'est-ce que vous voulez savoir faire ce soir que vous ne savez pas faire ce matin ? »

Laisser le premier donner le ton. Si le premier à parler est le responsable, les suivants s'alignent sur sa réponse. Faites écrire avant de faire parler, ou faites commencer quelqu'un d'autre.

Confondre attentes et état. « Je suis fatigué » n'est pas une attente. Si vous voulez les deux informations, posez deux questions, ou utilisez un format qui les sépare comme la valise et la porte.

Oublier de revenir dessus. Les attentes recueillies le matin sont le meilleur support de clôture. En fin de séance, relisez-les et demandez : qu'est-ce qui a été couvert, qu'est-ce qui reste ? Voir les activités de clôture.

Sur les sites frères

Si vous préférez un support à imprimer pour une séance longue, Canevas Insuffle propose le canevas craintes, attentes, contributions, qui ajoute aux attentes ce que chacun est prêt à apporter. Pour choisir la bonne question d'ouverture, voir les questions pour ouvrir une réunion. Et pour une ouverture plus longue sur le sujet du jour, la méthode du temps d'inclusion est détaillée sur Ateliers Insuffle.