Inclusions et clôtures
Ma réunion réussie
En ouverture, chacun répond à une seule question : qu'est-ce qui ferait de cette réunion un succès pour vous ? En cinq à dix minutes, les attentes cachées deviennent visibles, l'animateur sait ce qu'il peut tenir et ce qu'il doit renvoyer à plus tard.
✓ Utilisé par Insuffle sur le terrain
Repères
- IntentionFaire émerger les attentes
- Durée5 à 10 min
- Groupe3 à 20 personnes
- FormatPrésentiel, Visio, Hybride
- Le groupeNe se connaît pas, Se connaît un peu, Se connaît bien
- EngagementEngageant
- MatérielDes post-it et des feutres, Un paperboard divisé en deux colonnes : « dans cette réunion » et « ailleurs »
- Comité de directionOui, sans risque
La consigne à lire
« Avant de commencer, je veux savoir ce que vous venez chercher. »
« Une seule question : qu'est-ce qui ferait de cette réunion un succès pour vous ? »
« Répondez par quelque chose qu'on pourra vérifier en fin de séance. »
« Une phrase, sur un post-it. »
« Ce qu'on ne peut pas traiter aujourd'hui, je le dirai, et on le mettra de côté. »
« Vous avez une minute. Je commence par la mienne. »
« Avant de commencer, je veux savoir ce que tu viens chercher. »
« Une seule question : qu'est-ce qui ferait de cette réunion un succès pour toi ? »
« Réponds par quelque chose qu'on pourra vérifier en fin de séance. »
« Une phrase, sur un post-it. »
« Ce qu'on ne peut pas traiter aujourd'hui, je le dirai, et on le mettra de côté. »
« Tu as une minute. Je commence par la mienne. »
Le déroulé minuté
| Minute | L'animateur | Le groupe |
|---|---|---|
| 0 à 1 | Lit la consigne et donne sa propre réponse, formulée de façon vérifiable. | Écoute. |
| 1 à 2 | Lance une minute d'écriture en silence. | Chacun écrit sa réponse sur un post-it. |
| 2 à 7 | Fait lire les post-it un par un et les colle dans la bonne colonne : « dans cette réunion » ou « ailleurs ». Annonce clairement ce qui ne sera pas traité aujourd'hui et où ce sera traité. | Chacun lit sa phrase en dix secondes et colle son post-it. |
| 7 à 10 | Résume les attentes communes, dit si l'ordre du jour change, et lance le premier sujet. | Valide ou corrige le résumé. |
Préparation : Relisez l'objectif et l'ordre du jour : vous devez savoir, avant de poser la question, ce que la réunion peut produire et ce qu'elle ne produira pas. Préparez un paperboard à deux colonnes. Préparez votre propre réponse, concrète et vérifiable en fin de séance, par exemple « on repart avec une date de lancement validée ».
Le débrief qui fait le lien avec la réunion
La question : « En regardant ce tableau, qu'est-ce qui vous frappe dans nos attentes ? »
Pour relancer : « Y a-t-il une attente qui n'apparaît pas et qu'on devrait ajouter ? »
Le pont vers la suite : Voilà notre contrat pour la séance. Je relirai ces post-it dans les cinq dernières minutes, et on verra ensemble ce qu'on a tenu. Si on dérive, chacun a le droit de montrer le tableau.
Avec qui, et quand dans la séance
Utile partout où les participants n'ont pas tous la même idée de ce qu'ils viennent chercher : réunion de projet transverse, CODIR, séminaire, formation, réunion avec un client. Particulièrement précieux quand l'ordre du jour a été écrit par une seule personne. Moins utile dans un rituel très cadré, comme un point hebdomadaire de quinze minutes où tout le monde sait déjà ce qu'il attend : prenez « Le mot d'arrivée ». Si le groupe est trop nombreux pour un tour oral, passez au « Mur des attentes ».
Le bon moment
Tout de suite après le rappel de l'objectif et de l'ordre du jour, avant le premier sujet. Les réponses servent ensuite de fil conducteur, et on les relit en clôture.
Dans une réunion d'une heure
Tout à fait adapté à une réunion d'une heure : version orale à une phrase par personne en cinq minutes pour huit personnes. Relisez les réponses dans les cinq dernières minutes pour vérifier ce qui a été tenu.
Dans une journée de séminaire
En ouverture de séminaire, juste après l'accueil (9 h 15 à 9 h 25). Relisez les post-it au retour du déjeuner (14 h 00) pour ajuster l'après-midi, puis en clôture (17 h 00).
Variantes
En visio
Chacun tape sa réponse dans le chat sans envoyer, puis tout le monde envoie au même signal : personne ne recopie l'attente du chef. L'animateur lit les réponses à voix haute et les recopie dans un document partagé en deux colonnes. En hybride, un coanimateur en salle colle les post-it de la salle dans le même document.
En grand groupe
Au-delà de vingt personnes, le tour oral prend trop de temps. Faites écrire sur des post-it ou dans un formulaire, regroupez par thème pendant une courte pause ou en direct avec un coanimateur, et lisez les cinq ou six grandes familles d'attentes.
À trois ou quatre
À trois ou quatre, demandez aussi : qu'est-ce qui ferait de cette réunion un échec pour vous ? Les deux réponses ensemble donnent un cadre très précis.
Avec un groupe tendu
Faites écrire en silence et ramassez les post-it sans nom. L'animateur les lit lui-même, sans dire qui a écrit quoi. Les attentes contradictoires deviennent visibles sans que personne ait à les défendre face aux autres.
Quand ne pas l'utiliser
- Quand la réunion est une information descendante sans marge de manœuvre : demander ce qui ferait un succès crée des attentes que vous ne pourrez pas tenir.
- Quand vous ne comptez pas relire les réponses en fin de séance : la question devient un rituel creux, et les participants le sentent dès la deuxième fois.
- Dans une réunion de moins de trente minutes avec un seul point à l'ordre du jour.
Les pièges
- Accepter des réponses floues comme « avancer » ou « que ce soit constructif » : demandez « à quoi on le verra à 17 h ? » jusqu'à obtenir quelque chose de vérifiable.
- Promettre de tout traiter : dire non à une attente dès le début vaut mieux que la décevoir à la fin. La colonne « ailleurs » est là pour ça.
- Laisser le dirigeant répondre en premier : son attente devient celle de tout le monde. Il parle en dernier, ou tout le monde écrit avant de lire.
- Ne pas relire les post-it en clôture : c'est ce moment qui donne sa valeur à la question.
Inclusion et accessibilité
À qui ça peut faire du mal : Aux personnes qui ne savent pas ce qu'elles attendent parce qu'on les a convoquées sans leur expliquer pourquoi : elles se sentent prises en défaut. Aux personnes en position basse, qui n'osent pas écrire une attente différente de celle du chef.
Handicap
Pour une personne aveugle ou malvoyante, lisez tous les post-it à voix haute et laissez-la dicter sa réponse. Pour une personne sourde, affichez la question par écrit et collez les post-it à portée de vue. Pour une personne qui ne peut pas écrire à la main, autorisez la réponse orale ou sur téléphone.
Langue
Autorisez une réponse en quelques mots plutôt qu'une phrase complète. Reformulez à voix haute chaque post-it pour vérifier que vous l'avez compris.
Timidité
L'écriture avant la parole protège. Proposez que l'animateur lise les post-it à la place de leurs auteurs. Acceptez « je ne sais pas encore » comme une réponse légitime.
Différences culturelles
Dans les cultures très hiérarchiques, dire ce qu'on attend d'une réunion convoquée par un supérieur est inconfortable. Passez par l'écrit anonyme, et présentez la question comme une aide pour l'animateur, pas comme un jugement sur l'ordre du jour.
Une scène type
Une réunion de projet de dix personnes, issues de quatre services, pour préparer le déploiement d'un nouvel outil. L'animatrice pose la question. Les post-it disent : « savoir qui forme les équipes », « avoir une date », « comprendre pourquoi on change d'outil », « ne pas repartir avec une tâche de plus ». Elle colle « comprendre pourquoi on change » dans la colonne « ailleurs » : la décision est prise, une réunion d'explication est prévue la semaine suivante, et elle le dit. Les trois autres restent. À la fin, elle relit les post-it : deux attentes tenues, une partiellement. Un participant remarque que c'est la première réunion où on lui demande son avis sur la réussite.
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Origine et sources
Question d'ouverture largement pratiquée en facilitation et en gestion de projet, sous des formulations variées, sans auteur connu. Texte entièrement écrit par Insuffle.
Où ce format est décrit : retromat.org (en), insuffle-academie.com (brise-glace-reunion).
✓ Pratiqué par Insuffle, voir https://www.insuffle-academie.com/brise-glace-reunion/
Fiche complète, variantes et projection : https://icebreaker.insuffle.com/ma-reunion-reussie/ · Insuffle, libre pour animer.
Les questions qu'on nous pose
Combien de temps prend « Ma réunion réussie » ?
Cinq minutes en version orale à une phrase pour huit personnes, dix minutes avec les post-it et le tri en deux colonnes. Ajoutez trois minutes en fin de séance pour relire les réponses.
Que faire d'une attente qu'on ne peut pas traiter ?
Dites-le tout de suite et dites où elle sera traitée : une autre réunion, un mail, un échange individuel. Collez le post-it dans la colonne « ailleurs » ou dans « Le parking des questions ».
Et si les attentes contredisent l'ordre du jour ?
C'est précisément pour ça que la question existe. Proposez d'ajuster l'ordre du jour avec le groupe, ou gardez-le et expliquez pourquoi. Dans les deux cas, vous le saurez au début plutôt qu'à la fin.
Fonctionne-t-il en visio ?
Très bien. Faites écrire dans le chat et envoyer au même signal, pour que personne ne s'aligne sur la première réponse. Recopiez ensuite dans un document partagé que vous relirez en clôture.
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Mis à jour le 9 novembre 2026 par Yoan Lureault.